Westfries Genootschap
Westfries Genootschap Archivering Bouwhistorie Creatief Westfries Geschiedschrijving Kap en Dek Landelijk Schoon Monumentale Kerken

Projector Reiscommissie Textieloverleg Vrienden Westfries Museum Westfriese Families Westfriese Molens

Facebook

Stemmen Molenprijs Lastdrager.

Westfries Genootschap » Organisatie

Beleidsplan Westfries Genootschap

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 11-11-2008

Door op deze link te klikken kunt u onderstaande tekst als Word document openen en eventueel afdrukken.

Inleiding
Waarom een beleidsplan? Gaat de vereniging hierdoor beter functioneren? Laat één ding duidelijk zijn die garantie kunnen we niet bieden. Een beleidsplan zegt iets over de toekomstige ontwikkeling en wie het over de toekomst heeft, weet dat die per definitie moeilijk voorspelbaar is.
Gebruikelijk is wel een jaar of drie, vier vooruit te kijken en de verwachte ontwikkelingen en plannen op papier te zetten. Voor het eerste jaar zou dan vervolgens een concreet actieplan moeten worden opgesteld, waarbij na het eerste jaar teruggekeken kan worden in hoeverre de plannen zijn gerealiseerd.
Nog niet eerder is een beleidsplan in deze vorm opgesteld. Vanuit het heden wordt naar de toekomst gekeken en waarom dat nu juist gebeurt, heeft misschien te maken met het feit dat ook het Genootschap er niet aan ontkomt meer planmatig te werken, planologische ontwikkelingen in de omgeving van ons kantoor plaatsvinden waarop ingespeeld moet/kan worden en we te maken hebben met een terugloop van het aantal leden.
De wereld en dus ook onze omgeving staat niet stil, dus zal elk jaar niet alleen terug gekeken, maar ook vooruit gekeken moeten worden. Het lijkt allemaal nogal veel gevraagd en misschien ingewikkeld, maar in onze huidige samenleving is het werken aan de hand van plannen heel gebruikelijk en ook heel handzaam. Bovendien is het hebben van een beleidsplan vaak een eis bij het aanvragen en verkrijgen van subsidies of sponsoring.
Tenslotte biedt het de vereniging een kader dat alle leden duidelijkheid biedt over de koers die is gekozen, het kan als discussiestuk worden ingebracht in de ALV en op die manier ook een breed draagvlak krijgen.

Wat is de doelstelling van onze vereniging?

  1. bijdrage leveren tot het ontwikkelen van een leef-, woon-, en werkklimaat dat, tegemoetkomend aan de eisen des tijds recht blijft doen aan het streekeigene;
  2. het historisch en landschappelijk aanzien van het werkgebied, met de daartoe behorende roerende zaken en registergoederen, alsmede de Westfriese Omringdijk zelf, te beschermen en zoveel mogelijk voor het nageslacht in de oorspronkelijke staat te bewaren.

De wijze waarop de vereniging haar doelen tracht te bereiken zijn de volgende:

  1. het bevorderen van de kennis der geschiedenis van het werkgebied in het algemeen en van West-Friesland in het bijzonder, alsmede van het historisch streekeigene en de daarin optredende veranderingen
  2. het bevorderen of instellen van onderzoek hiernaar in het bijzonder met betrekking tot kledij, zeden en gewoonten, het dialect en het landschap
  3. het in goede staat doen behouden van alle roerende zaken en registergoederen, die dienen ter verduidelijking en illustrering van het in de doelstellingen bedoelde historisch en landschappelijk aanzien en in het algemeen het bevorderen van een zodanig beheer van alle vormen en uitingen van de streekeigen cultuur dat deze kan blijven strekken tot verrijking van het leefklimaat
  4. het geven van voorlichting en advies
  5. het uitgeven van een Jaarboek en andere publicaties en het verlenen van medewerking aan publicaties van derden
  6. het samenwerken of onderhouden van betrekkingen met andere verenigingen of instellingen met een soortgelijk doel
  7. alle andere wettige middelen, die voor het bereiken van het doel der vereniging bevorderlijk kunnen zijn.

De vereniging richt zich daarbij op de gehele bevolking van het werkgebied in het algemeen en van West-Friesland in het bijzonder, alsmede op hen die zich daarbij betrokken voelen.

Actie:
Uitspraak doen over het al dan niet aanpassen van de doelstellingen en zo ja in welke mate.
Uitspraak doen over de inhoud van het begrip werkgebied

Voor welke doelgroepen hebben we deze doelstelling?

Actie:
  • voor een actueel beeld van de bij de leden levende wensen en ideeën een enquête onder de leden houden. Daarbij wordt gedacht aan een peiling onder nieuwe leden en/of een steekproef onder de leden.
  • Voor het houden van een dergelijke enquête kan gedacht worden aan de inzet van stagiaires.

De samenstelling van de verschillende doelgroepen leidt ertoe dat de activiteiten van het Genootschap zich moeten blijven richten op alle doelgroepen. Dit vanuit de overtuiging dat er niet alleen een belang voor de leden te verdedigen is, maar dat er ook sprake is van een algemeen belang dat breed leeft in onze regio.

Historische schets van de vereniging

Het WFG is opgericht in 1924 met als doel het in ere houden en het beoefenen van alles wat op de geschiedenis van Wet-Friesland betrekking heeft. Deze doelstelling is later wat minder algemeen geformuleerd. In een concept-beleidsplan uit 1993 wordt geconstateerd dat de activiteiten van het WFG zich voornamelijk richten op “bewaren en behouden”.
Vanuit de discussie die toen is gevoerd in het Algemeen Bestuur is ervoor gekozen een meer actief beleid te voeren, te kenmerken als “beheren en ontwikkelen”. Die stellingname zou drie consequenties hebben:

  1. het Genootschap zou zich vaker moeten beraden over politieke keuzes
  2. het Genootschap zou een actievere rol moeten spelen in de beïnvloeding van de achterban en van de inwoners van de regio, zodat het zich meer als een belangenorganisatie presenteert.
  3. het Genootschap zou een grotere actieradius krijgen.

Deze consequenties zouden vervolgens twee gevolgen hebben:

Een andere suggestie die destijds werd gedaan was het opzetten van een commissie geschiedschrijving als eerste stap in het activeren van een geïnteresseerd publiek (gerealiseerd).
Een ander punt dat toen van de grond is gekomen is het periodiek uitgeven van een verenigingsblad waarin de leden (en niet-leden zo was het idee) geïnformeerd worden over actuele zaken. Er werd zelfs de suggestie gedaan om het blad in een losse verkoop te doen. We kunnen anno nu stellen dat de periodieke uitgave van ”t Vierkant duidelijk vorm heeft gekregen.
Ook het aspect belangenbehartiging heeft vorm gekregen via de oprichting van de Stichting Landelijk Schoon.
Terugkijkend op de discussie van 1993, kan worden geconstateerd dat een aantal stappen is gezet om tot een efficiënter werkende vereniging te komen, die beter met haar leden communiceert.

Organisatiemodel
Het Genootschap is een vereniging waarin sprake is van samen doen, wijgevoel, onderlinge solidariteit en democratische besluitvorming, kortom een vrij traditioneel model dat in de praktijk goed functioneert.
Binnen de formele organisatie is sprake van een tweetal part-time betaalde medewerkers (resp. secretariaat en schoonmaak) die onder verantwoordelijkheid van het bestuur hun functie uitoefenen. Het secretariaat wordt voorts ondersteund door een drietal vrijwilligers die min of meer een vaste taak vervullen (archief, documentatie en administratieve ondersteuning).

Voorts kenmerkt de vereniging zich door een informele netwerkorganisatie door middel van een aantal aan de vereniging gelieerde rechtspersoonlijkheid bezittende organisaties. Daarbij vervult het WFG als een soort spin in het web waar alle belangrijke contacten samenkomen. Aangezien de vorm waarin dit plaatsvindt niet in alle gevallen gelijk is, dient gestreefd te worden naar een uniforme invulling van die coördinatietaak van het WFG. Hiertoe worden voorstellen gedaan in de communicatienota. Binnen de vereniging functioneren een aantal commissies, clusters en werkgroepen met eigen taken.
Voor een overzicht van deze organisaties wordt verwezen naar de bij dit plan behorende “inventarisatie interne organisatie en overzicht van de aan het WFG gelieerde commissies, werkgroepen en stichtingen”.

Activiteiten
Het WFG organiseert ten behoeve van het bereiken van de doelstellingen tal van activiteiten, zowel voor leden als niet-leden. Deze activiteiten zijn als volgt te onderscheiden.

Activiteiten voor leden
Jaarlijks:

Incidenteel:

Activiteiten voor leden en niet-leden
Jaarlijks:

Incidenteel:

Daarnaast organiseren ook de commissies en stichtingen bijeenkomsten die toegankelijk zijn voor belangstellenden. Voorbeeld: het programma Skroivendevort-loif door de stichting Creatief Westfries, Schatten uit de kast door de commissie Kap en Dek. Ook de stichting voor Landelijk Schoon richt zich met symposia en avondbijeenkomsten op een brede doelgroep.

Activiteiten voor doelgroepen

Presentatie

Prijzen

Communicatie

Aan dit aspect is uitvoerig aandacht besteed in de notitie die als bijlage bij dit beleidsplan is gevoegd. Kortheidshalve wordt dan ook daarnaar verwezen.

Financiën

Eigen vermogen van de vereniging.
Het Westfries Genootschap streeft naar continuïteit dat wil zeggen dat de voortzetting van de activiteiten gewaarborgd moet zijn door een solide eigen vermogen, zodat tegenvallers kunnen worden opgevangen. Het vrij besteedbare eigen vermogen exclusief het vermogen belegd in onroerende zaken dient daarom steeds minimaal gelijk te zijn aan de som van de jaarlijks terugkerende normale exploitatiekosten zoals blijkt uit de laatst vastgestelde jaarrekening en de begroting voor het lopende jaar.

Opbouw inkomsten en verwachting komende jaren.
In 2007 bedroegen de totale inkomsten exclusief legaten en rente-inkomsten ca € 100.000. Het aandeel van de contributies was ca € 81.500, ofwel 81 % .De bijdragen voor de ledeninkomsten bedroegen ca € 11.000, ofwel 11 %. De overige inkomsten, verhuur woning, verkoop artikelen en cursussen was bij elkaar ca € 7.500, ofwel 8 %.
Door de terugloop van het aantal leden zal de contributieopbrengst afgezien van een eventuele contributieverhoging in de komende jaren geleidelijk dalen.
De overige inkomsten zullen naar verwachting op peil blijven, waarbij de stijging van de bijdragen van de ledenbijeenkomsten ongeveer gelijke tred zal moeten houden met de stijging van de kosten van de ledenbijeenkomsten.De ledenbijeenkomsten behoeven overigens niet geheel kostendekkend te zijn. De Westfriezendag mag uitgaande van een aantal deelnemers van minimaal 250 maximaal een tekort hebben van € 2.000 en de streekmiddagen maximaal € 250 voor een voorjaarsstreekmiddag of een najaarsstreekmiddag, uitgaande van minimaal 125 deelnemers per streekmiddag.

Opbouw kosten en verwachting komende jaren.
In 2007 bedroegen de totale kosten exclusief rentebijschrijving aan de fondsen ca € 93.700.
Dit betreft personeelskosten € 25.300, ofwel 27%, huisvestingskosten € 8.200, ofwel 9%, bestuurskosten € 4.400, ofwel 5%, algemene kosten € 21.500, ofwel 23%, kosten van commissies en bijdragen aan stichtingen € 2.900, ofwel 3%, kosten jaarboek € 12.400, ofwel 13%, kosten van het Vierkant € 5.400, ofwel 6% en kosten ledenbijeenkomsten € 13.600, ofwel 14%. Afgezien van een kleine besparing op de personeelskosten in 2008 moet er vanuit worden gegaan dat alle kosten jaarlijks tenminste met hetzelfde percentage als de inflatie zullen stijgen.

Contributies.
Uitgangspunt is dat de jaarlijks terugkerende normale kosten gedekt kunnen worden uit de contributies en de normale inkomsten. In 2007 was er een exploitatieoverschot ( verschil normale inkomsten en normale kosten) van ca. € 7.000.
Door de besparing op de personeelskosten in 2008 mag ervan uitgegaan worden dat er ook in 2008 een klein overschot zal zijn op de normale exploitatie, ondanks de daling van het ledenaantal en daarmee de contributieopbrengsten.
Vanaf 2009 zal dit overschot naar verwachting verdwijnen.
Ondanks dat de jaarlijkse contributie ( in 2008 € 27,50 voor een gewoon lid en € 55 voor een bedrijf) in vergelijking met plaatselijke historische verenigingen hoog is, naar schatting minimaal € 10 hoger, is vanaf 2010 een contributieverhoging onvermijdelijk De voorkeur gaat uit naar een jaarlijkse verhoging die ongeveer gelijk is aan de inflatie. In 2010 zou de contributie bijvoorbeeld € 28,50 moeten worden. Een verhoging in één keer naar € 30 in 2010 is niet wenselijk, omdat de hoogte van de contributie voor veel leden, maar ook potentiële leden, nu al een probleem is.

Mogelijkheden extra inkomsten zoals subsidies en sponsoring.
Het Westfries Genootschap zou een vaste sponsor gezien de noodzaak contributieverhogingen zoveel mogelijk te beperken, goed kunnen gebruiken. Dit blijkt in de praktijk echter erg moeilijk, ook al omdat het Westfries Genootschap zich gezien de samenstelling van het ledenbestand ( vaak mensen van middelbare en oudere leeftijd) voor veel potentiële sponsors niet interessant is.
Als het Westfries Genootschap bijzondere activiteiten wil ontplooien, dat wil zeggen activiteiten die niet tot de normale jaarlijkse activiteiten behoren en die extra kosten van enige omvang met zich meebrengen, is het vooraf zoeken naar sponsors of aanvragen van subsidies onontkoombaar. In dit verband is een waardevolle suggestie te onderzoeken in welk effect het commercialiseren van de website met zich meebrengt.

Actie:
Mogelijkheden onderzoeken tot het commercialiseren van de website

Schenkingen, legaten en erfenissen.
Schenkingen, legaten en erfenissen in geld waaraan door de schenker respectievelijk de erflater een bestemming is gegeven zullen zoveel mogelijk overeenkomstig de bestemming worden besteed. Schenkingen, legaten en erfenissen in geld waaraan door de schenker of erflater geen bestemming is gegeven, zullen in eerste instantie gebruikt worden voor versterking van het eigen vermogen. Indien echter het eigen vermogen groter is dan de minimum norm zoals verwoord in het onderdeel “Eigen vermogen van de vereniging”, mag aan de schenkingen, legaten en erfenissen in geld door het Algemeen Bestuur op voorstel van het Dagelijks Bestuur een andere bestemming passend binnen de doelstelling van het Westfries Genootschap worden gegeven.

Actie:
Extra aandacht laten uitgaan naar het optimaliseren van de mogelijkheid extra inkomsten te verwerven via schenkingen, legaten en erfenissen

Tekorten.
Vanaf het moment dat niet meer voldaan wordt aan de minimum norm zoals verwoord in het onderdeel “Eigen vermogen van de vereniging”, zal het Algemeen Bestuur op voorstel van het Dagelijks Bestuur maatregelen nemen die er toe moeten leiden dat op zo kort mogelijke termijn weer aan de minimum norm wordt voldaan.Deze maatregelen kunnen bestaan uit het zoeken van extra bronnen van inkomsten en/of het doorvoeren van bezuinigingen.

Analyse van interne sterke en zwakke kanten van de vereniging.

Een veel gebruikt middel om op systematische wijze te bepalen of een organisatie goed functioneert is het omschrijven van de interne sterke en zwakke punten en de externe kansen en bedreigingen.
Uit een dergelijke inventarisatie kunnen conclusies worden getrokken voor het toekomstig beleid, waarbij vanzelf spreekt dat getracht moet worden de sterke punten te handhaven of verder te ontwikkelen, zwakke punten op te lossen, kansen te benutten en bedreigingen te ontlopen of te weerstaan

Actie:
Het uitvoeren van een onderzoek/enquête onder de leden v.w.b. samenstelling, leeftijd e.d.; in het vervolg bij aanmelding noodzakelijke gegevens direct opvragen

Actie:
Bij organisaties waarmee wordt samengewerkt peilen hoe men tegenover WFG staat en welk beeld daarbij naar voren komt. Overleg met Westfriese historische verenigingen ook voor dit doel gebruiken

Actie:
Strategie ontwikkelen om meer leden te betrekken bij het werk als vrijwilliger in de vereniging

Actie:
  1. onderhoud op peil brengen en houden
  2. de huidige accommodatie dient te voldoen aan de eisen van de ARBO-wetgeving m.n. op het punt van brandveiligheid
  3. uitspraak doen over accommodatiekeuze

Actie:
Communicatie zowel intern als extern verbeteren en daartoe communicatienotitie gebruiken

Actie:
Extra aandacht laten uitgaan naar het optimaliseren van de mogelijkheid extra inkomsten te verwerven via schenkingen, legaten en erfenissen

Actie:
  1. Digitalisering en automatisering optimaliseren door middel van het instellen van een werkgroep die o.m. de website zal gaan optimaliseren.
  2. Mogelijkheden nagaan tot het commercialiseren van de website

Analyse van externe kansen en bedreigingen van de vereniging

 


Hé, is dat Westfries?

209. De helt (handvat, greep) van m'n graaf (spade, schop met naar onder spits toelopend blad).

Klik hier voor meer Westfriese woorden en uitdrukkingen.


© 1924-2020 Westfries Genootschap - Contact - Sitemap - Privacyverklaring

West-Friesland, een streek met karakter binnen de Omringdijk.