Inventarisatie interne organisatie WFG en overzicht van de aan het WFG gelieerde commissies, werkgroepen en stichtingen

Westfries Genootschap

Westfries Genootschap Archivering Creatief Westfries Geschiedschrijving Kap en Dek Landelijk Schoon

Monumentale Kerken Projector Vrienden Westfries Museum Westfriese Families De Westfriese Molens

Inventarisatie interne organisatie Westfries Genootschap en overzicht van de aan het WFG gelieerde commissies, werkgroepen en stichtingen

Door op deze link te klikken kunt u onderstaande tekst als Word document openen.

Binnen en rond het Genootschap functioneert een aantal min of meer zelfstandige organisaties die in dit overzicht zijn geïnventariseerd.

Algemeen bestuur
Ingevolge de statuten (art. 11) onderneemt, regelt, leidt en ondersteunt alles wat het nodig oordeelt tot het bereiken van het doel van de vereniging. Het voert de besluiten van de algemene vergadering uit.

Algemeen bestuur en de clusters
Zo'n 10 jaar geleden is het clustermodel ingevoerd dat eind '98 werd geëvalueerd. Het doel van de clusters was de leden van het AB meer bij het werk van het genootschap c.q. het db te betrekken en vooral ook tot een praktische invulling van het werk te komen.
Uit de evaluatie kwam naar voren dat men het model als zodanig als positief beschouwde, maar dat er een negatief beeld bestond omtrent de uitvoering ervan. Ook over de informatievoorziening was men negatief. Ter verbetering werd besloten dat de leden van het AB op de hoogte dienen te worden gesteld van de vergaderingen van het DB en van de werkzaamheden van de clusters. Uit de verslagen van AB, DB en clusters zouden dan door het secretariaat besluiten en agendapunten worden gefilterd. Voorts zou er dan een maandelijkse voortgangslijst worden opgesteld door het secretariaat.

Uitgangspunt bij het clustermodel was een opdeling in vier werkterreinen, waarbij elk db-lid volledig mandaat kreeg voor hun werk binnen de cluster. Uiteraard bleef de verantwoordingsplicht aan AB, DB en de ledenvergadering. Het db-lid kon zich bij zijn taken in de cluster laten bijstaan door leden van het AB, dan wel andere leden van het Genootschap of van de 'dochters'.

Sinds de evaluatie in 1998/99 is in de praktijk een aantal zaken aangepast. Zo is daar in de eerste plaats het feit dat er nu geen vier, maar drie clusters zijn. Voorts bestaat de indruk dat de terugkoppeling vanuit de clusters niet geheel meer conform de destijds gemaakte afspraken loopt. Ook moet worden geconstateerd dat de coördinatie tussen enerzijds AB, DB, clusters en anderzijds “dochters” niet vlekkeloos verloopt en is afgestapt van het principe dat alleen AB-leden de clusters bemensen (in cluster 1 zitten twee niet AB-leden). Mogelijk dat er nog wel meer verschillen zijn, maar dit zijn wel de vier belangrijkste.

Indeling en personele bezetting clusters

Cluster 1: voorlichting, presentatie en communicatie

Ina Broekhuizen (voorzitter) (AB-lid)
Jaap Schaper (AB-lid)
Harold Bos (AB-lid)
Hans van Kampen (AB-lid)
Klaas Bant
Barbara Donker

Taken:

voorlichting, uitstraling, perscontacten algemeen, P.R., mededelingenbladen, jaarlijkse ontvangst nieuwe leden, externe presentatie, voorlichtingsstands, open monumentendag etc.
representatie, in- en externe vertegenwoordigingen, waaronder met plaatselijke historische verenigingen
de voorbereiding voor het toekennen van prijzen en onderscheidingen

Activiteit	In het bijzonder daarmee belast
Het bijhouden van het Gulden Boek	KB
Promotie	Allen
Contact met historische verenigingen en stichtingen	Allen
Voorbereiding commissiemiddag	Allen
Voorbereiding bijeenkomst nieuwe leden	Allen
Presentatie Jaarboek	Allen
Voorbereiding voorstellen prijzen en onderscheidingen	Allen

Cluster 2: jaarlijkse evenementen en culturele en educatieve activiteiten

Gerian Helder-Dekker(voorzitter) (AB-lid)
Ina Broekhuizen (AB-lid)
Netty Zander (AB-lid)
Joop v. Diepen (AB-lid)
Joop Schouten (AB-lid)

Taken:

organisatie Westfriezendag, voorjaars- en najaarsstreekmiddag
educatie, zoals Rondje Cultuur en de cursus Kennismaken met West-Friesland

Activiteit	In het bijzonder daarmee belast
Organisatie en coördinatie “Rondje Cultuur”	GH
Coördinatie cursus “Kennismaken met West-Friesland”	GH
Coördinatie van educatieve projecten (in samenwerking met of onder auspiciën van het Genootschap)	NZ/GH
Organisatie Westfriezendag	Allen
Organisatie voorjaarsstreekmiddag	Allen
Organisatie najaarsstreekmiddag	Allen

Cluster 3: organisatie, financiën, subsidies en fondsenwerving

Jan Smit (AB-lid)
Stan Nuveen (AB-lid)
Jaap Schaper (AB-lid)
Joop Schouten (AB-lid)

Taken:

voorbereiding financieel beleid en financieel beheer
(administratieve) organisatie
huisvesting

Activiteit	In het bijzonder daarmee belast
Personeelsbeheer	SN
Onderhoud huisvesting e.a. huisvestingszaken	SN
Fondsenbeheer, fondsenwerving, sponsoring, commerciële activiteiten	JanS/JoopS/JaapS
Financiële coördinatie overige clusters (w.o. budgetten en controle daarop)	JanS
Financieel beheer van dochters, commissies en werkgroepen	JanS
Vermogensbeheer, beleggingen, legaten, schenkingen	JanS

Dagelijks bestuur
Het DB heeft ingevolge de statuten (art. 14) de volgende taak:

de besluiten van het bestuur voor te bereiden en uit te voeren of te doen uitvoeren en de algemene vergaderingen voor te bereiden.

De individuele db-leden hebben de volgende taken:

voorzitter:

Het leiden van de algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur en het dagelijks bestuur art. 15 lid 1 statuten)
Het ondertekenen, tezamen met de secretaris van alle stukken die van de algemene vergadering of het bestuur uitgaan (art. 15 lid 2 statuten)
Het onderhouden van externe contacten
Het eerste aanspreekpunt voor externe relaties

secretaris:

Belast met de correspondentie van de vereniging (art. 16 lid 1 statuten)
Beheert het archief, de bibliotheek en andere daarvoor in aanmerking komende zaken van de vereniging (art. 16 lid 2 van de statuten)
Draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen
Aansturing van de bij het secretariaat werkzame in dienst van de vereniging aangestelde medewerkers en vrijwilligers
Zorg voor administratie van de vereniging en in het bijzonder de ledenadministratie en de daarbij aan de orde zijnde ICT aspecten

penningmeester:

Het voorbereiden en uitvoeren van het financiële beleid van de vereniging (het opstellen van een begroting, rekening en meerjarenbegroting)
Het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. Zorg voor de inning van de contributies en verdere inkomsten en voor het doen van uitgaven en het verwerken van de financiële stukken. (art. 17 lid 1 van de statuten)
Na afloop van een boekjaar zo spoedig mogelijk verantwoording afleggen van het beheer in dat verlopen boekjaar (art. 17 lid 2 van de statuten)
Zorg voor adequate verzekeringen
Zorg voor salarisadministratie voor de bij de vereniging in dienst zijnde medewerkers

De commissies

Aantal van toepassing zijnde bepalingen op commissies (uit Statuten en Reglement voor de commissies in werking getreden op 1-1-1998)

......dat de terreinen waarop de vereniging actief is door middel van werkgroepen, commissies of stichtingen in het bestuur zoveel mogelijk vertegenwoordigd zijn (art. 10 van de statuten).

Het bestuur kan onderdelen van zijn taak laten bestuderen of uitvoeren door commissies waarvan de leden door het bestuur (van het WFG) worden benoemd: tot leden kunnen zowel leden als niet-leden van het WFG worden benoemd (art.13 van de statuten)

Het AB verstrekt de commissie de geldmiddelen, die het nodig acht en bij machte is beschikbaar te stellen, t.b.v. een goede uitvoering van de werkzaamheden van de cie. De commissie kan, met voorafgaande schriftelijke toestemming van het AB, op wettige wijze, ook andere geldmiddelen verwerven. De commissie heeft voorafgaande toestemming van het AB nodig voor het aangaan van een verbintenis die een uitgave ten gevolge heeft van meer dan de krachtens de hiervoor bedoelde door het AB beschikbaar gestelde gelden.

De commissie maakt voor het begin van het kalenderjaar een plan voor de uitvoering van haar taak, alsmede voor haar beheer en maakt een raming van de kosten die daarvoor zullen worden gemaakt, alsmede van de geldmiddelen waarover zij tot bestrijding van die kosten kunnen beschikken. Afschrift hiervan zenden aan AB.
De commissie zorgt voor een nauwkeurige registratie van besluiten en inkomsten en uitgaven. Afschrift besluitenlijst wordt binnen twee weken na nemen besluit gezonden aan leden DB.

Commissie Kap en Dek
Doel: de bevordering van de instandhouding van in het bijzonder de traditionele hoofdtooi en klederdracht o.a. via het geven van cursussen waardoor de kennis hieromtrent wordt vergroot en overgedragen.
Leden: mw. J.B. Zweet-Donker, mw. M. de Reus-Kilsdonk, mw. G. Helder-Dekker, mw. A. den Dolder-Bakker, J.C.J. van Kampen, mw. N.E. Lub-Over.
Namens (bestuur) WFG: mw. G. Helder-Dekker.

Commissie redactie Jaarboek en Stolphoevereeks
Doel: de uitgave van een jaarlijks verzamelwerk met daarin artikelen die bijdragen aan de doelstelling van het Genootschap en actuele informatie over het Genootschap vervat in een aantal vaste rubrieken. Voorts het verlenen van medewerking aan publicaties van derden en daarbij in het bijzonder aan de Stolphoevereeks.
Leden: E.D. Dekker, C.M.C. Eilander, A.J. Kölker, V.J. Nobel, P.C.J. Smit, T.J.M. Wester en J.N.A. Zutt.
Contactpersoon namens (bestuur) WFG: S. Nuveen.

Commissie voor excursies
Doel: de organisatie van één of meerdere cultuurhistorische excursies voor de leden.
Leden: mw. N. Hemke, S. Nuveen, K. Bant, mw. L. Langedijk.
Namens (bestuur) WFG : S. Nuveen.

Commissie geschiedschrijving
Doel: het bevorderen van het doen van onderzoek dan wel het daadwerkelijk verrichten van onderzoek en het publiceren daarover met als leidraad de in Westfriese Gatenkaas geconstateerde leemten; reeds bestaand historisch onderzoek toegankelijk maken voor een breed publiek; leemten in het onderzoek onder de aandacht brengen bij onderzoeksinstellingen; samenstellen van een Westfries Biografisch Woordenboek; inventarisatie van publicaties (update Gatenkaas).
Leden: J.H.N.W. Raat (voorzitter), G. Weel, K.W.J.M. Bossaers, H.T.M. Lambooij, J. de Bruin (Westfries Archief), C. Bakker (Westfries Museum), H. de Raad (Reg. Archief Alkmaar) en M. Timmer.
Namens (bestuur) WFG: M. Timmer.

De stichtingen

Stichting: een onafhankelijk van het Genootschap bestaand rechtspersoon met een eigen doelstelling waarvan de benoeming van bestuursleden geregeld is in de desbetreffende stichtingsakte.

Art. 2 lid 2 f Statuten: ......tracht doel te bereiken door...... het samenwerken of onderhouden van betrekkingen met andere verenigingen of instellingen met een soortgelijk doel.

Stichting “De Westfriese Molens”
Doel: het bevorderen van het behoud van de in het werkgebied aanwezige als monument beschermde molens en daarmee samenhangende werktuigen en gebouwen met geschiedkundige en/of bouwkundige waarde en alles wat daar verder mee samenhangt.

Het AB van de stichting benoemt de bestuursleden.
Namens (bestuur) WFG: J. Schouten

In de stichtingsakte is geen enkele relatie te vinden met het WFG. Wel is bepaald dat het bestuur ieder bestuurslid om gewichtige redenen voor ontslag kan voordragen aan de instantie die hem heeft benoemd. (Merkwaardige constructie, immers als het AB van de stichting benoemt, is het ook het AB dat ontslaat).

Stichting voor Landelijk Schoon West-Friesland
Doel: het meewerken aan het zoveel mogelijk instandhouden van het streekeigen landschap in West-Friesland en aangrenzende gemeentes. Het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

Eén van de bestuursleden wordt benoemd door het WFG.
Namens (bestuur) WFG: J. van Diepen.

In de stichtingsakte is onder art. 1 opgenomen dat deze stichting haar oorsprong vindt in de vereniging Westfries Genootschap.
Het vermogen van de stichting wordt onder meer gevormd door donaties van het WFG. Zoals hiervoor aangegeven wordt een van de bestuurders benoemd door het WFG. Bij een vacature die betrekking heeft op het WFG bestuurslid is een procedure vastgelegd die dan gevolgd moet worden.
Bij ontbinding van de stichting gaat een eventueel batig saldo naar het WFG.

Stichting Projector
Doel: het geven van voorlichting op het gebied en in de zin van de doelstelling van het WFG onder meer door:

Het vertonen en/of ten gehore brengen van films, dia's en andere op het gezicht en/of gehoor werkende middelen
Het in eigendom verwerven, het maken of laten maken en het beheren van middelen bedoeld onder het vorige punt
Al hetgeen meer te doen wat voor de verwezenlijking van het doel nodig of nuttig kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord.

Het bestuur wordt benoemd door het bestuur van het WFG. Het bestuur van stichting Projector is bevoegd de dagelijkse werkzaamheden van de stichting op te dragen aan een door het bestuur benoemde commissie.
Namens (bestuur) WFG: mevr. N. Zander.

Het vermogen wordt onder meer gevormd door financiële bijdragen van het WFG.

Stichting ter bevordering van het creatief gebruik van het Westfriese dialect
Doel: de bevordering van het creatief gebruik van het Westfries dialect.
Bestuurslid: vacature.

Stichting Westfriese families
Doel: het bevorderen van genealogische onderzoekingen, alsmede het publiceren van redelijke resultaten daarvan speciaal m.b.t. Westfriese families, in de meest uitgebreide zin van het woord.

Het bestuur van het WFG benoemt één der bestuursleden. Overige bestuursleden door bestuur van de Stichting, bij nalatigheid benoeming benoemt WFG bestuur. Het bestuur van de stichting is bevoegd tot inkrimping of uitbreiding van het bestuur over te gaan met uitzondering van het lid benoemd door het bestuur van het WFG.
Namens bestuur WFG benoemd: K. Bant.

De verenigingen

Vereniging: een onafhankelijk van het Genootschap bestaande rechtspersoon met een eigen doelstelling waarvan de benoeming van de bestuursleden in een onderhandse akte of bij mondelinge afspraak is geregeld.

Vereniging Westfriese Monumentale Kerken
Doel: behoud en exploitatie van kerkgebouwen van de aangesloten leden.
Bestuur: vooralsnog geen afgevaardigde van bestuur WFG in verenigingsbestuur.

Overige gelieerde organisaties en formele contacten

Enkhuizer Harddraverijvereniging
Doel:
Afgevaardigde namens WFG: mevr. M. Molenaar-Ursem te Hoorn.

Adriaan Donkerstichting
Doel: beheer en instandhouding museumboerderij Hoogwoud.
Eén van de bestuursleden wordt benoemd door het WFG
Bestuurslid benoemd door WFG: mevr. N. Zander.

Stichting Vrienden van het Westfries Museum
Doel: het ondersteunen van het Westfries Museum door o.a.

Het wekken van belangstelling voor het museum
Het bevorderen van de contacten tussen personen en instellingen, die van belang kunnen zijn voor de verwezenlijking van de doelstelling van het museum
Het beschikbaar stellen van gelden voor aankoop, restauratie, tentoonstellingen en publicaties door het museum

Wijze van samenstelling bestuur:
Bestuurslid aangewezen door WFG: K. Bant en C. Bruin.

Museumoverleg textielmedewerkers Noord-Holland
Contactpersoon WFG: mw. G. Helder-Dekker.

Hoorn, 3 september 2008